Förbättra resursplaneringen på din redovisningsbyrå med hjälp av en arbetsbelastningsrapport

Hur säkerställer du att dina medarbetare har lagom mycket att göra och att alla kunduppdrag fortskrider enligt tidplan? Vem i teamet har kapacitet för nya uppdrag, och vem är redan överbelastad? Och hur förutser du kommande toppar, såsom bokslutstider? Resursplanering på en redovisningsbyrå är dock utmanande om du inte har en tydlig överblick över dina medarbetarnas arbetsbelastning.

Balanserad arbetsbelastning ger tydlighet och effektivitet

Bristande resursplanering kan leda till ineffektivitet, utbrändhet och minskad kundnöjdhet. Proaktiv hantering av arbetsbelastning och resurser är en grundförutsättning för lönsam och hållbar verksamhet – särskilt när dina experters tid är den mest värdefulla resursen.

En god resursplanering hjälper dig att:

✅ Förutse resursbehov och arbetsbelastning
✅ Fördela uppgifter rättvist och utnyttja teamets kompetens
✅ Förbättra lönsamheten genom att undvika både över- och underbelastning

Många byråer inleder sin resursplanering i Excel, men kalkylblad blir snabbt arbetskrävande och svårhanterliga. Systematisk resursstyrning kräver verktyg med realtidsinsyn och möjlighet till automatisering.

Läs också: 5 anledningar till varför tidsregistrering i Excel inte är den bästa lösningen

Systematisk resurshantering påverkar kundnöjdheten direkt

Dina kunder värdesätter pålitlighet och noggrannhet över allt annat – och båda hänger direkt ihop med hur väl ditt arbete är resursplanerat.

Strategisk resursplanering hjälper dig att:

✅ Hålla deadlines tack vare jämn arbetsfördelning.
✅ Förutse toppar som bokslut och semesterperioder.
✅ Identifiera behov av extra resurser innan kvaliteten påverkas eller personalen går in i väggen.

När medarbetarna slipper konstant stress förbättras arbetskvaliteten, kundrelationerna stärks och risken för fel minskar.

Använd arbetsbelastningsrapporten som ett centralt ledningsverktyg

En arbetsbelastningsrapport ger konkret information till chefer och teamledare om hur arbetet är fördelat och var belastningen är för hög. Visuella verktyg, såsom en arbetsbelastningskalender, gör informationen lättöverskådlig.

Med en bra arbetsbelastningsrapport kan du:

✅ Jämföra prognoser med faktiska siffror.
✅ Följa arbetsbelastningen per individ, team och hela organisationen.
✅ Upptäcka behov av nyrekrytering om vissa roller ständigt är överbelastade.
✅ Ta hänsyn till frånvaro och planera för semestrar i förväg.

Till exempel: om löpande rapporter visar att redovisningskonsulter eller löneadministratörer ofta har en arbetsbelastning över 90 %, kan det vara dags att fundera på fler resurser eller förbättrade processer. Den typen av insikter är avgörande för effektiv resursplanering på en redovisningsbyrå.

Effektiv resursplanering börjar med rätt verktyg

Projektbaserat arbete är vanligt inom redovisningsbranschen, särskilt när det gäller säsongsuppdrag, rådgivningstjänster och kundspecifika utvecklingsprojekt. Framgången avgörs i hög grad av hur väl du har planerat dina resurser.

Arbetsbelastningsrapporter är ett stöd i det dagliga ledarskapet. På veckomöten kan du till exempel:

👉 Gå igenom vilka kunder eller uppgifter som är mest belastande.
👉 Identifiera vilka tidplaner som verkar realistiska – och vilka som inte gör det.
👉 Fatta beslut om extra resurser innan flaskhalsar uppstår.

Denna nivå av överblick är nödvändig för pålitlig och hållbar resursplanering.

Bästa praxis för resursplanering på en redovisningsbyrå

Maximera nyttan av arbetsbelastningsrapportering med dessa tips för ett effektivt ledarskap:

✅ Använd ett modernt verktyg istället för Excel: realtidsdata, automatisering och visuella insikter ger bättre beslutsunderlag.
✅ Jämför plan med utfall: lär dig vilka uppgifter som tar mest tid – och varför.
✅ Se resursplanering som en kontinuerlig process: förutsättningarna förändras och du måste kunna agera snabbt.
✅ Definiera roller och ansvar tydligt: då fördelas arbetet jämnare.
✅ Börja i god tid – till exempel bör planeringen inför bokslut starta redan under sensommaren.
✅ Använd historisk data: det hjälper dig att identifiera säsongsvariationer och olika kunders belastningsmönster.

Kundberättelse: Så förbättrade Tilitoimisto Aarnio sin resursplanering med Koho PSA

Vill du se hur resursstyrning fungerar i praktiken på en redovisningsbyrå?

Läs kundberättelsen om Tilitoimisto Aarnio och hur Koho PSA hjälpte dem få bättre kontroll över arbetsbelastningen och förbättra personalens välmående.

Eller boka en kostnadsfri demo för att se hur Koho PSA kan hjälpa din byrå att förbättra resurshanteringen.