Forbedre ressursstyringen i regnskapsbyrået ditt med en kapasitetsrapport

Hvordan kan du sikre at medarbeiderne dine har riktig mengde arbeid, og at alle kundeoppdragene går fremover i tide? Hvem i teamet har kapasitet til nye oppgaver – og hvem er allerede på grensen? Og hvordan kan du forutse kommende høysesonger, som årsoppgjøret? Ressursstyring i et regnskapsbyrå imidlertid utfordrende dersom du ikke har god oversikt over dine medarbeideres arbeidsbelastning.

Balansert arbeidsbelastning gir klarhet og effektivitet

Ineffektivitet, utbrenthet og til slutt redusert kundetilfredshet skyldes ofte dårlig ressursstyring. Proaktiv håndtering av arbeidsmengde og ressursfordeling er fundamentet for en lønnsom og bærekraftig regnskapsvirksomhet – spesielt når dine ansattes tid er din viktigste ressurs.

God ressursstyring hjelper deg å:

✅ Forutse ressursbehov og arbeidsbelastning
✅ Fordele oppgaver rettferdig og bruke teamets kompetanse effektivt
✅ Øke lønnsomheten ved å unngå både overbelastning og underutnyttelse

Mange byråer starter med ressursplanlegging i Excel, men det blir raskt tungvint og vanskelig å holde oppdatert. Systematisk ressursstyring krever verktøy som gir sanntidsinnsikt og muligheter for automatisering.

📌 Les også: 5 grunner til at timeregistrering i Excel ikke er den beste løsningen

Systematisk ressursstyring påvirker kundetilfredsheten direkte

Kundene dine setter mest pris på pålitelighet og nøyaktighet – og begge deler henger tett sammen med hvordan du planlegger ressursene dine.

Strategisk ressursstyring hjelper deg å:

✅ Overholde frister når ressursene er riktig fordelt og arbeidsmengden er balansert.
✅ Forutse høysesonger som årsoppgjør og ferietider.
✅ Oppdage behovet for ekstra ressurser før kvaliteten reduseres eller ansatte blir overbelastet.

Når ansatte ikke jobber under konstant press, blir kvaliteten på arbeidet bedre, kundetilfredsheten øker og feil reduseres.

Bruk en kapasitetsrapport som et sentralt ledelsesverktøy

En kapasitetsrapport gir ledelsen og teamledere konkret innsikt i hvordan arbeidet er fordelt – og hvor det oppstår overbelastning. Visuelle verktøy, som en arbeidskalender, gjør informasjonen lett å forstå og bruke.

Med en god kapasitetsrapport kan du:

✅ Sammenligne prognoser og faktisk arbeid side om side
✅ Følge med på arbeidsmengden på individ-, team- og organisasjonsnivå
✅ Forutse rekrutteringsbehov dersom enkelte roller er konstant overbelastet
✅ Ta hensyn til ferier og fravær – og planlegge for det på forhånd

For eksempel, hvis lønnsmedarbeidere eller regnskapsførere jevnlig har over 90 % kapasitetsutnyttelse, bør du vurdere å styrke bemanningen eller forbedre prosessene. Slik innsikt er avgjørende for effektiv ressursstyring i et regnskapsbyrå.

God ressursstyring starter med de riktige verktøyene

Prosjektbasert arbeid er vanlig i regnskapsbyråer – spesielt med sesongarbeid, rådgivningstjenester og kundespesifikke utviklingsprosjekter. Resultatene avhenger i stor grad av hvor godt ressursene dine er planlagt.

Kapasitetsrapportering støtter deg i den daglige ledelsen. På ukentlige teammøter kan dere for eksempel:

👉 Gå gjennom hvilke kunder eller oppgaver som er mest belastende
👉 Identifisere hvor tidsplanene virker realistiske – og hvor de ikke gjør det
👉 Vurdere behov for ekstra ressurser før det oppstår flaskehalser

Slik oversikt er avgjørende for pålitelig og bærekraftig ressursstyring.

Beste praksis for ressursstyring i regnskapsbransjen

Få mest mulig ut av kapasitetsrapportering med disse tipsene for bedre ledelse:

✅ Bruk moderne verktøy i stedet for Excel: sanntidsdata, automatisering og visuelle oversikter gir bedre beslutningsgrunnlag
✅ Sammenlign planer med faktiske tall: lær hvilke oppgaver som tar mest tid – og hvorfor
✅ Se på ressursplanlegging som en kontinuerlig prosess: situasjoner endres, og du må kunne tilpasse deg raskt
✅ Definer roller og ansvar tydelig: gode stillingsbeskrivelser gir jevnere fordeling av arbeidsoppgaver
✅ Start tidlig – for eksempel bør ressursplanleggingen for årsoppgjøret starte allerede sensommeren
✅ Bruk historiske data: det hjelper deg å gjenkjenne sesongvariasjoner og ulike kunders ressursbehov

Kundehistorie: Tilitoimisto Aarnio har forbedret ressursstyringen med Koho PSA

Vil du se hvordan ressursstyring fungerer i praksis i et regnskapsbyrå?

Ta en titt på kundehistorien til Tilitoimisto Aarnio, og se hvordan Koho PSA har hjulpet dem med å få bedre kontroll over arbeidsmengden og forbedret de ansattes trivsel.

Eller bestill en gratis demo for å se hvordan Koho PSA kan hjelpe ditt byrå med å forbedre ressursstyringen.