Personvernerklæring for

kunderegisteret i

Koho Sales Oy

Personvernregler i henhold til lover og regler for personopplysninger (den finske personopplysningsloven, 523/1999, § 10 og 24).

(Oppdatert 19.03.2020)

1. Behandlingsansvarlig

Koho Sales Oy (heretter «Koho»)
Organisasjonsnummer 0872238-2
Lautatarhankatu 8 B, 00580 Helsinki
Tlf. +358 10 526 2600

2. Ansvarlig for administrering av registeret

Mikael Wallstén
c/o Koho Sales Oy
Tlf. 010 536 2600
e-post: asiakaspalvelu@kohosales.com

3. Registerets navn

Kunderegister basert på kunder og annen relevant tilknytning (“Kohos kunderegister”)

4. Formålet med behandlingen av personopplysninger

Vi behandler personopplysninger for å kunne administrere kunder og andre relevante aktiviteter knyttet til kundehåndtering og analyse, tjenesteytelse og brukertilpasning, utvikling av virksomheten, planlegging og markedsføring, salg, markedsundersøkelser og kommunikasjon med kunder, digitalt og målrettet.

Personopplysninger kan behandles for markedsføringsformål innen lovens begrensninger. Dette inkluderer direkte markedsføring, fjernsalg og markedsundersøkelser.

Generelt grunnlag for behandling av personopplysninger: kapittel 8 (1), punkt 1, 2, 5, 6 og 7 i personopplysningsloven.

5. Registerets innhold

Følgende opplysninger om den registrerte kan behandles i registeret:

Navn og kontaktinformasjon (virksomhetens adresse, telefonnummer og e-postadresse)
Start- og sluttdato for kundeforholdet og forholdets art
Tillatelser og reservasjoner knyttet til direkte markedsføring
Informasjon om bruk av digitale tjenester og digitalt innhold (f.eks. abonnement på nyhetsbrevet vårt), tekniske data sendt fra den registrertes nettleser til den dataansvarliges server (f.eks. IP-adresse, nettleserinformasjon, nettleserversjon, siden den registrerte kom fra til nettstedet vårt) og informasjonskapslene sendt til nettleseren til den registrerte og data knyttet til disse.
Informasjon knyttet til forbedring av markedsføring og salg, slik som markedsføringsaktiviteter rettet mot den registrerte og den registrertes deltakelse i slike aktiviteter (f.eks. lotterier, konkurranser og arrangementer)
Informasjon knyttet til tjenesten og administrering av kunden (f.eks. kjøp, informasjon om avbestilte ordrer, informasjon om levering og gratis produkter og tjenester, tilbakemeldinger, krav og dokumentasjon knyttet til kundeservice, som telefonsamtaler, e-poster, chat- og tekstmeldinger)
Språk
Informasjon om atferd på nettstedet og tjenestene til Koho (f.eks. klikk på lenker, nettsider brukeren har besøkt, og start- og sluttider for besøk)
Informasjon avledet av analyser knyttet til bruk av tjenesten eller informasjon kunden har gitt (f.eks. mulige interesseområder eller tilhørighet til en gitt brukergruppe)

6. Overdragelse og utlevering av informasjon

I visse tilfeller kan opplysninger utleveres til tredjeparter. Behandlingsansvarlig kan overdra opplysninger til de virksomhetene den måtte velge, slik at disse behandler opplysningene på vegne av behandlingsansvarlig i henhold til avtalen mellom partene. I slike tilfeller forbeholder ikke databehandler seg retten til å behandle opplysningene på egne vegne i egne dataregistre.

Som regel overdras ikke opplysninger til virksomheter utenfor EU- eller EØS-området, med mindre det er nødvendig for behandling av personopplysninger eller teknisk implementering. I så fall overholdes alle krav i henhold til gjeldende lover og regler for personopplysninger.

Koho kan overføre opplysninger til egne registre for direkte markedsføring etter at avtalen er utløpt, eller for andre relevante formål. Dersom Koho selger eller på annen måte omorganiserer virksomheten sin ved fusjon eller oppkjøp kan opplysninger overleveres til parten virksomheten overdras til.

7. Beskyttelse av registeret

Alle opplysninger som behandles digitalt i registeret, beskyttes av brannmurer, passord og andre tekniske tiltak som er allment aksepterte i datasikkerhetsbransjen. Kun medarbeiderne og virksomheter som handler på oppdrag og vegne av virksomheten, får tilgang til opplysningene i registeret.

8. Rett til å få tilgang, korrigere og protestere

I henhold til personvernforordningen har registrerte rett til å kontrollere hvilke opplysninger som er lagret om dem. Vi gjør all nødvendig supplering og korrigering av opplysningene om den registrerte ved forespørsel fra vedkommende. I tillegg fjerner vi opplysninger som ikke omfattes av formålet med behandling, og opplysninger som er unødvendige, utdaterte eller mangelfulle. Henvendelser om kontroll og oppdatering av informasjon kan sendes til kundeserviceavdelingen vår. Forespørselen må være skriftlig og underskrevet. Den registrerte har rett til å motsette seg behandling av egne personopplysninger og til å trekke tilbake tillatelse til fjernsalg, direkte markedsføring og andre former for markedsføring og markedsundersøkelser ved å ta kontakt med kundeserviceavdelingen vår.

9. Informasjonskapsler og beslektede tekniske tiltak

En informasjonskapsel (cookie) er en liten tekstfil som nettleseren lagrer på brukerens enhet. Informasjonskapsler inneholder en unik identifiseringskode som kan identifisere brukeren. Koho bruker informasjonskapsler på virksomhetens nettsted for å forbedre brukeropplevelsen (f.eks. ved å legge til rette for at brukeren ikke behøver å skrive inn brukerinformasjon ved hver innlogging). Brukeren kan ikke identifiseres kun ved hjelp av informasjonskapsler. Informasjon samlet inn ved hjelp av informasjonskapsler brukes også til å analysere bruken av tjenestene på nettet og brukervennligheten, forbedre sikkerheten, spore bruk og videreutvikle nettstedet.

Informasjon samlet inn ved hjelp av informasjonskapsler kan brukes i målrettet kommunikasjon, markedsføring og utvikling av innhold på nettstedet og til å måle og optimalisere markedsføringsaktiviteter.

Brukeren kan gi tillatelse til bruk av informasjonskapsler eller motsette seg slik bruk i innstillingene nettleseren sin. Enkelte tjenester krever informasjonskapsler, og Koho kan ikke garantere at alle tjenester fungerer slik de skal, hvis brukeren ikke tillater informasjonskapsler.

Informasjonskapslene til Kohos markedsføringspartnere gir muligheter for målrettet markedsføring og måling på nettstedene til andre virksomheter Koho samarbeider med i forbindelse med markedsføring.

Du kan forby målrettet markedsføring bygget på informasjon innhentet ved hjelp av informasjonskapsler og innholdsmålretting her. Du kan endre innstillingene dine for informasjonskapsler hos Koho PSA her.

Du kan begrense bruken av opplysninger om deg i målrettingen av Facebook-reklame her.

10. Lagring av personopplysninger
Koho lagrer kundenes personopplysninger knyttet til brukerkontoene deres hos Koho, med unntak av informasjon om e-post-kunngjøringer innenfor EU-området. Koho lagrer personopplysninger så lenge det kreves for at virksomheten skal kunne oppfylle formålene som er beskrevet i personvernerklæringen, med mindre lover eller regler krever at opplysningene må lagres lenger.

Koho benytter tjenestene til de USA-baserte selskapene Mailchimp og HubSpot til e-postkunngjøringer og administrering av nyhetsbrev. For å sikre godt personvern har Mailchimp og HubSpot forpliktet seg til å følge standardavtalen vedtatt av EU-kommisjonen.

11. Koho forplikter seg til å beskytte opplysningene om kundene sine
Vi beskytter kundeopplysningene ved å gi medarbeiderne våre opplæring i å følge personvern- og sikkerhetsprotokoller og ved at vi gjennomgår disse med jevne mellomrom. Medarbeidernes telefoner har passordbeskyttelse. All informasjon på gamle telefoner slettes når enhetene tas ut av bruk. Medarbeidernes datamaskiner og e-postkontoer har også passordbeskyttelse. Adgang til Kohos kontorer styres ved bruk av unike ID-kort, og er underlagt kontroll. Gjester på Kohos kontorer er til enhver tid under tilsyn, og bare inviterte gjester får adgang til lokalene. Ingen dokumenter lagres i papirformat i kontorlokalene.

12. Spørsmål om personvern

Kontakt brukersserviceavdelingen vår dersom du vil ha mer spesifikk informasjon om personvernretningslinjene til Koho eller du vil sende oss en forespørsel om korrigering av personopplysningene dine. Vi svarer deg så fort vi kan.

Ettersom Kohos virksomhet videreutvikles kontinuerlig, forbeholder vi oss retten til å endre denne personvernerklæringen. Dette dokumentet kan også endres som følge av endringer i lover og regler. Koho anbefaler registrerte å lese gjennom personvernerklæringen med jevne mellomrom.

Vil du vite mer? Få en gratis demonstrasjon!

Avtal et uforpliktende gratis videomøte, så vi kan gi deg en demonstrasjon og overbevise deg. Med Koho PSA kan du spare opptil 87 % av faktureringskostnadene. Demonstrasjonen gir deg bedre oversikt over hvordan Koho PSA kan bidra til at virksomheten din oppnår gode resultater.

Be om en demonstrasjon